Elke huurfactuur, betaling en investering wordt automatisch geboekt op het juiste grootboek. Jij kijkt naar actuele cijfers — winst & verlies, balans en btw — in plaats van achteraf in te kloppen.
Lees MT940/CAMT-bestanden in, koppel ontvangsten automatisch aan huurfacturen (ook één betaling op meerdere facturen) en boek restposten direct op de juiste grootboekrekening. Betalingsverschillen worden netjes verwerkt.
Btw-aangifte, winst & verlies en balans staan altijd klaar — op scherm én als PDF of Excel. Je accountant krijgt een complete exportbundel, inclusief auditfile.
Rekeningschema's en exports voor Nederland, België, Duitsland, Frankrijk en Spanje. Inkoopfacturen en bonnetjes scan je met AI — leverancier, bedrag en btw worden herkend en klaargezet.
✓Vastgoedbeheer met de boekhouding erin: journaalposten, dagboeken, boekjaren en btw-codes zitten in RealGrip zelf.
✓Er is precies één schrijfroute naar het grootboek. Elke boeking loopt daarlangs en wordt dubbel geboekt.
✓Een post die niet in balans is, wordt geweigerd — door de applicatie, en nog eens door de database.
✓Een definitieve boeking staat vast: de database blokkeert elke wijziging die niet langs een gecontroleerde correctie loopt. Corrigeren doe je met een storno, zodat het spoor blijft staan.
✓Boekstuknummers lopen per dagboek en per jaar gatenloos door, in de vorm VE-2026-0001.
✓Je accountant krijgt één zipbestand: kolommenbalans, journaal, de XAF-auditfile en een leesmij.
Boekhouden is in RealGrip geen aparte handeling die je erbij doet. Het is de administratieve neerslag van werk dat je toch al deed, met op elk punt een controle: een post moet in balans zijn, de periode moet openstaan, en een gescande factuur wacht op jouw goedkeuring.
Alle boekingen lopen langs dezelfde functie in de kern. Die weigert een journaalpost die niet in balans is: minstens twee regels, per regel precies één bedrag — debet of credit — en de som van debet exact gelijk aan de som van credit. Dezelfde gebeurtenis twee keer aanbieden levert geen tweede post op; de kern herkent hem aan zijn eventkenmerk en doet niets. Bij het definitief maken controleert een trigger in de database de balans nog een keer.
Wordt een boekstuk definitief, dan haalt het zijn nummer uit de reeks van dat dagboek en dat jaar. Een administratie start met vijf dagboeken: VE verkoop, IN inkoop, BQ bank, OD memoriaal en AN opening. De reeksregel wordt in diezelfde transactie vergrendeld; loopt die transactie terug, dan rolt het nummer mee terug. Zo ontstaan er geen gaten. Elke definitieve post krijgt daarnaast een hash over zijn eigen regels en over de hash van de post ervoor, zodat de boekstukken één keten vormen.
Een inkoopfactuur of bon fotografeer je, of je sleept hem erin als pdf, Word, Excel, tekst of csv. Van een pdf gaat de eerste pagina naar het AI-model; dat haalt er leverancier, factuurnummer, datum, vervaldatum, iban, valuta, bedragen en btw uit, regel voor regel. De grootboekrekening per regel wordt overgenomen van de laatst geboekte factuur van dezelfde leverancier met een vergelijkbare omschrijving. Wat eruit komt is een concept met de scan eraan vast: boeken gebeurt pas nadat jij het hebt goedgekeurd.
Bankafschriften lees je in als CAMT.053 of CAMT.052 in xml, of als MT940 of MT942 in het SWIFT-formaat — daaronder vallen ook de .swi-bestanden van Rabobank. Het formaat wordt aan de inhoud herkend, niet aan de bestandsnaam. Een pdf-afschrift wordt geweigerd. Daarnaast kun je een rekening via PSD2 koppelen; RealGrip haalt de geboekte mutaties dan zelf op. Welke banken je kunt kiezen, komt uit de lijst van de koppelpartij.
Een bijboeking wordt vergeleken met het maandbedrag dat op de lopende contracten wordt verwacht: de som van de contractcomponenten, of anders kale huur plus servicekosten. Klopt dat op de cent, dan hangt de transactie aan dat contract, en aan de maandtermijn van die maand als die er staat. Uitgaande betalingen worden alleen voorgesteld bij een exact gelijk bedrag, precies één kandidaat en een tweede aanwijzing: de iban van de leverancier, of zijn naam of factuurnummer in de omschrijving. Betaald boeken bevestig je zelf.
Is een btw-tijdvak vergrendeld omdat de aangifte eruit is, dan weigert de kern elke nieuwe boeking met een btw-code in dat tijdvak; een boeking zonder btw-code kan nog wel. Het boekjaar sluiten kan pas als er geen concept-boekstukken meer in staan. In één transactie gaan dan de winst-en-verliesrekeningen naar het onverdeeld resultaat, de openingsbalans naar het nieuwe jaar, en het boekjaar met alle twaalf perioden op slot.
Bij bedrijfsonroerend goed zit de moeilijkheid zelden in het boeken zelf. Ze zit in de btw, in de servicekostenafrekening en in de vraag welk pand bij welke entiteit hoort.
Winkels beneden, woningen boven: dan is een deel van de btw op een inkoopfactuur aftrekbaar en een deel niet. RealGrip rekent een voorstel uit op de vierkante meters van het gebouw. Units met een getekend contract en een ingevulde oppervlakte tellen mee; belast is elk contract met een btw-percentage boven nul.
Zijn er geen bruikbare meters, dan valt het voorstel terug op het pro-rata-percentage van de administratie. Het voorstel geeft mee welke van de twee bronnen is gebruikt; het percentage stel je zelf vast. Splitsen kan alleen zolang de inkoopfactuur nog concept is.
Een regel met btw valt uiteen in twee delen. Het ene houdt zijn btw-code en draagt de aftrekbare btw. Het andere heeft geen btw-code: daar is de niet-aftrekbare btw kosten geworden. Regels zonder btw blijven staan. Het bedrag inclusief btw verandert niet — alleen de verdeling.
De afrekening haalt de werkelijke kosten van het jaar uit het grootboek: alleen boekingen op de gebouwdimensie, alleen op de rekeningen die jij aanwijst, en concepten tellen niet mee. Verdelen gebeurt op vierkante meters maal huurmaanden; ontbreekt bij één unit de oppervlakte, dan valt het hele gebouw terug op een gelijk deel maal huurmaanden, en je ziet welke sleutel is gebruikt. De afronding is zo gekozen dat de som van de delen exact gelijk is aan het totaal. Naast elk aandeel staat het voorschot uit het contract maal het aantal huurmaanden, het verschil, en of er voor dat jaar al een servicekostenfactuur is.
Heb je meerdere bv’s, dan bepaalt het gebouw in welke administratie een huurfactuur terechtkomt — niet de administratie die je toevallig open hebt staan. De route loopt van het contract via de unit naar het gebouw, en het gebouw draagt de entiteit. Een journaalregel met een gebouw van een andere entiteit wordt geweigerd. Een factuur die al gestempeld is, houdt zijn administratie.
De gebruikelijke opzet voor verhuurboekhouding is een beheersysteem voor de huur, een boekhoudpakket voor de cijfers, en een spreadsheet ertussen omdat de twee elkaars begrippen niet kennen. In RealGrip staat het grootboek naast het contract, de unit en het gebouw, en boeken de regels op diezelfde dimensies. Daardoor komt de servicekostenafrekening uit de boekingen zelf, hoort een huurfactuur bij de entiteit van het pand, en komt de bundel voor je accountant uit dezelfde administratie waarin je de hele maand hebt gewerkt.
Het grootboek zit in RealGrip zelf: dagboeken voor verkoop, inkoop, bank, memoriaal en opening, boekjaren met twaalf perioden, een rekeningschema dat op vaste kernrekeningen hangt, en btw-codes per land. Journaalregels dragen het gebouw, de unit en de relatie mee, zodat de cijfers aan je panden vast blijven zitten. Voor de jaarrekening en de aangifte werk je samen met je accountant, en die krijgt de exportbundel.
CAMT.053 en CAMT.052 in xml, en MT940 en MT942 in het SWIFT-formaat, inclusief de .swi-bestanden van Rabobank. Het formaat wordt aan de inhoud herkend, dus de bestandsnaam maakt niet uit. Een pdf-afschrift kan niet; een csv-afschrift valt buiten de herkende formaten.
Niet als gewone bewerking: op databaseniveau wordt een wijziging op een definitieve post geblokkeerd. Corrigeren doe je met een storno — er komt een spiegelpost met debet en credit omgedraaid, en de originele post krijgt de status gestorneerd. Daarnaast zijn er twee gecontroleerde correcties voor de beheerder: een regel op een andere grootboekrekening zetten, alleen in een open periode, en een boekstuk verwijderen, alleen als het het laatste van zijn reeks is. Beide verhuizen de saldi mee, herberekenen de hashketen en komen in het auditlog.
Je vraagt het voorstel op zolang de inkoopfactuur nog concept is. Het percentage komt uit de verhouding tussen belast en vrijgesteld verhuurde vierkante meters in het gebouw, of anders uit het pro-rata-percentage van de administratie. Het voorstel geeft de gebruikte bron mee; het percentage bepaal je zelf.
Eén zipbestand met drie bestanden en een leesmij: een kolommenbalans waarin de saldi gesplitst zijn naar balans en winst-en-verlies, het journaal met alle regels, en de auditfile in XAF 3.2 met een controletotaal van regels, debet en credit. Concept-boekstukken blijven eruit.
Er zijn rekeningschema’s en btw-codesets voor Nederland, België, Duitsland, Frankrijk en Spanje. Voor Frankrijk komt er een FEC-bestand uit, voor Duitsland een DATEV-Buchungsstapel, voor België een Intervat-xml en voor Spanje een casilla-overzicht van modelo 303. Elk daarvan is een bestand dat je aan je adviseur geeft of zelf indient: RealGrip stuurt niets naar een belastingdienst.
De boekhouding hangt samen met de rest van het systeem. Deze onderwerpen sluiten er direct op aan.
Bankkoppeling en afletteren → Verhuur van bedrijfsonroerend goed → Servicekosten afrekenen: zo doe je het goed → Huurachterstand: stappenplan voor verhuurders → Huuradministratie: waar de huurfacturen vandaan komen →FinPro zit ingebouwd in RealGrip — geen koppelingen met externe boekhoudpakketten nodig.