Stop met losse spreadsheets en mappen: RealGrip houdt gebouwen, units, huurders, contracten en documenten bij elkaar, en automatiseert het terugkerende werk — facturen, huurverhogingen en herinneringen.
Stel contracten op vanuit sjablonen (waaronder ROZ-modellen), laat ze rechtsgeldig digitaal ondertekenen en bewaar alles automatisch in het dossier. Verlengingen en opzeggingen worden bewaakt.
Maandelijkse huurfacturen gaan vanzelf de deur uit, inclusief servicekosten. De jaarlijkse (CPI-)huurverhoging wordt berekend en aangekondigd, herinneringen bij te late betaling gaan automatisch — met betaallink.
Alle documenten, betalingen, inspecties en communicatie per huurder bij elkaar. De huurder ziet zijn eigen gegevens in het portaal en meldt onderhoud online — jij houdt regie en overzicht.
✓Een huurder is in RealGrip een partij, en een partij is een organisatie of een persoon — allebei in hetzelfde register.
✓Bij een rechtspersoon leg je de naam van de organisatie vast, met daarnaast de handelsnaam, de rechtsvorm, het KvK-nummer en het btw-nummer. Adres, contactgegevens en bankgegevens staan bij dezelfde partij.
✓Bestuurders en contactpersonen koppel je als eigen partij aan de organisatie, elk met een relatietype en een vrije rolomschrijving.
✓Per koppeling staat of iemand niet bevoegd is, zelfstandig bevoegd of gezamenlijk bevoegd namens de organisatie.
✓Bij gezamenlijke bevoegdheid hoort een tekengroep met het aantal vereiste ondertekenaars erin. Die groep hangt aan de rechtspersoon, niet aan een los contract.
✓Zakelijke en particuliere huurders staan in aparte registers; op het huurcontract staat om welk van de twee het gaat.
Een vennootschap als huurder vastleggen is meer dan een naam in een veld. RealGrip bouwt het dossier in lagen op: eerst de rechtspersoon, dan de mensen eromheen, dan het contract, en daarna wat er tijdens de looptijd bij komt.
Je legt de huurder vast als organisatie. Naast de naam van de organisatie staan de handelsnaam, de rechtsvorm, het KvK-nummer en het btw-nummer. Adres, e-mailadres, een apart e-mailadres voor facturen, telefoon, website en bankgegevens horen bij dezelfde partij. Die vijf zakelijke velden bestaan alleen aan de zakelijke kant: het register voor particuliere huurders kent geen KvK-nummer, geen btw-nummer en geen rechtsvorm.
Mensen leg je vast als eigen partij en koppel je daarna aan de organisatie. Er is geen aparte bestuurderstabel: een bestuurder is een koppeling met het bijbehorende type. Dat type is een vrij veld met vaste voorbeelden — contactpersoon, bestuurder, directeur, eigenaar — en geen afgedwongen keuzelijst; past er geen, dan zet je de rol in het veld ernaast. Eén koppeling per organisatie kun je als de primaire aanmerken.
De bevoegdheid staat niet bij de persoon maar op de koppeling tussen persoon en organisatie: niet bevoegd, zelfstandig bevoegd of gezamenlijk bevoegd. Dezelfde bestuurder kan bij de ene vennootschap zelfstandig tekenen en bij de andere alleen samen met een ander. Staat er gezamenlijk, dan wijst de koppeling naar een tekengroep, en in die groep staat het aantal vereiste ondertekenaars — standaard twee. Die groep hangt aan de rechtspersoon en niet aan een overeenkomst, dus je legt de regeling één keer vast en niet bij elk contract opnieuw.
Boven de partijen zit een huurdersdossier met een eigen status: concept, ingediend, geverifieerd, actief, inactief of gearchiveerd. Voor het indienen en het verifiëren staan aparte datumvelden. Het huurcontract en de facturen wijzen naar dat dossier, en het dossier wijst naar de hoofdpartij. De keten is dus: contract, huurdersdossier, rechtspersoon. Op het contract zelf staat of de huurder zakelijk of particulier is; bij particulier verwijst het naar het particuliere register in plaats van naar het zakelijke dossier.
Een huurcontract begint met de status concept. In de berekeningen die op contracten steunen, telt het pas mee zodra de status op getekend staat. Het btw-splitsingsvoorstel kijkt alleen naar getekende contracten, de servicekostenafrekening naar getekende en beëindigde, en het afletteren van bankmutaties ook naar contracten die als verhuisd of gewisseld staan geboekt. Een contract in concept telt in die drie berekeningen dus niet mee.
De maandlasten staan als losse componenten: huur, servicekosten, internet, secretariaat, parkeren en overig, elk met een eigen bedrag per maand en een eigen btw-percentage. De waarborgsom is geen enkel bedrag maar een saldo met mutaties eronder — bijbetaling of terugbetaling, per bank of contant, met het saldo na afloop erbij. Een indexering staat als aparte regel met ingangsdatum, in procenten of in euro’s, met de oude en de nieuwe waarde per component; bij elke wijziging staat erbij of hij is teruggedraaid. Daarnaast houdt het dossier een historie bij van borgmutaties, statuswijzigingen, wijzigingen, documenten en portaaluitnodigingen, met de betrokken gebruiker erbij.
Bij woningverhuur is de huurder een persoon. Bij bedrijfsruimte zelden: je verhuurt aan een vennootschap, en de mensen die tekenen zijn bestuurders. RealGrip legt dat verschil vast in het systeem zelf: twee aparte registers, waarbij relaties, bevoegdheid en tekengroepen alleen aan de zakelijke kant bestaan.
Beide staan als eigen veld op de rechtspersoon, naast de naam van de organisatie, de handelsnaam en de rechtsvorm. Het zijn vrije velden: RealGrip bewaart wat je invult, in de vorm waarin je het invult. Ook de rechtsvorm is zo’n vrij veld en geen keuzelijst. De gegevens staan op de organisatie, niet verstopt bij een contactpersoon.
Aan de organisatie koppel je de mensen die erbij horen: bestuurder, directeur, contactpersoon of eigenaar, elk met een eigen rolomschrijving en een eigen plek in de volgorde. Eén koppeling per organisatie merk je aan als de primaire. Bij de persoon zelf staan aanhef, initialen, achternaam, functietitel en geboortedatum.
Beide uiteinden van een koppeling zijn een partij, en een partij kan een organisatie zijn. Je kunt dus een organisatie aan een andere organisatie koppelen, bijvoorbeeld met het relatietype eigenaar. Wat je daarmee vastlegt, is die koppeling zelf: welke organisatie aan welke, in welke rol en met welke bevoegdheid. Verder dan die koppeling gaat het huurdersregister niet.
Een document in het huurdersdossier kan aan vier dingen hangen: aan het dossier, aan één specifieke partij, aan een contract, of aan een particuliere huurder. Zo hangt een KvK-uittreksel aan de rechtspersoon en een identiteitsbewijs aan de bestuurder van wie het is. Categorie en documenttype staan erbij, net als wie het bestand heeft geüpload. De bestanden zelf staan op de niet-publieke schijf.
De uitnodiging voor het huurdersportaal staat per persoon, niet alleen per huurdersdossier. Per persoon zijn er een eigen uitnodigingsadres, een eigen uitnodigingsmoment en een eigen portaalstatus: geen, uitgenodigd, actief of verlopen. Bij een zakelijke huurder kan de contactpersoon dus wel toegang hebben en de bestuurder niet, of allebei.
In een spreadsheet is de huurder één regel met één naam. Dan staat de vennootschap in hetzelfde veld als de bestuurder die je belt, zit het KvK-nummer in een opmerking, en weet na twee jaar niemand meer of die ene bestuurder alleen mocht tekenen. In RealGrip zijn dat losse gegevens die aan elkaar hangen: de organisatie, de mensen erbij, hun rol, hun bevoegdheid, de tekenregeling en de documenten die erbij horen. Loopt het contract af of stopt de samenwerking, dan zet je de partij op gearchiveerd — dat vinkje zit op de partij, op de koppeling, op het dossier en op het document, dus de gegevens blijven staan.
Ja. Een huurder is in RealGrip een partij, en die partij is een organisatie of een persoon. Bij een organisatie leg je de naam van de organisatie, de handelsnaam, de rechtsvorm, het KvK-nummer en het btw-nummer vast. Adres, telefoon, website, bankgegevens en een apart e-mailadres voor facturen staan bij dezelfde partij.
Op de rechtspersoon zelf, als eigen veld naast de rechtsvorm en het btw-nummer. Het is een vrij veld: RealGrip bewaart wat je invult. Het uittreksel zelf bewaar je als document, gekoppeld aan diezelfde rechtspersoon, met categorie en documenttype erbij.
Ja. Elke bestuurder is een eigen partij die je aan de organisatie koppelt, met een relatietype en een vrije rolomschrijving. Er is geen aparte bestuurderstabel: bestuurder en directeur zijn twee van de types die je aan zo’n koppeling kunt hangen. Eén koppeling kun je als de primaire aanmerken, en de volgorde leg je zelf vast.
Via de bevoegdheid op de koppeling tussen persoon en organisatie: niet bevoegd, zelfstandig bevoegd of gezamenlijk bevoegd. Bij gezamenlijk wijst de koppeling naar een tekengroep, en in die groep staat het aantal vereiste ondertekenaars als eigen veld — standaard twee. De groep hoort bij de rechtspersoon, niet bij één contract.
Het zijn twee verschillende registers. Een particuliere huurder heeft geen KvK-nummer, geen btw-nummer en geen rechtsvorm, maar wel nationaliteit, een tweede telefoonnummer en of de huur permanent of tijdelijk is. Bestuurders, tekenbevoegdheid en tekengroepen bestaan alleen aan de zakelijke kant. Op het huurcontract staat om welk van de twee het gaat.
Ja. De bevoegdheid zit op de koppeling tussen persoon en organisatie, niet op de persoon zelf, en dezelfde persoon kan aan meer dan één organisatie gekoppeld zijn. Bij de ene vennootschap is hij dan zelfstandig bevoegd en bij de andere gezamenlijk — twee losse koppelingen, elk met een eigen bevoegdheid en een eigen rol.
Deze onderwerpen sluiten aan op de huuradministratie en staan elders op de site uitgewerkt.
Zakelijk verhuren: kantoor, winkel en bedrijfsruimte → Het ROZ-model huurcontract → Digitaal ondertekenen → Servicekosten afrekenen → Boekhouding: van huurfactuur naar jaarcijfer → Opname en oplevering vastleggen →Huuradministratie is het hart van het RealGrip-platform — inspecties, boekhouding en portaal sluiten er naadloos op aan.