De inspectiemodule van RealGrip is ingericht op bedrijfsruimte. Het objecttype van een rapport kies je uit een vaste lijst van zes: winkel, kantoor, unit, opslag, productie of horeca. Het rapport is daarop gebouwd — bruto en verhuurbaar vloeroppervlak als twee aparte velden, verdiepingsniveau, de code van de gedeelde entree, en een installatiesectie voor elektra, water, klimaat en brandveiligheid. De beoordeling per ruimte is neutraal: vloer, wanden, plafond, deuren, ramen, verlichting, stopcontacten en schoonmaak passen op elke ruimte, dus een woning kun je er ook mee vastleggen.
Per ruimte scoor je acht vaste onderdelen — vloer, wanden, plafond, deuren, ramen, verlichting, stopcontacten en schoonmaak — met een cijfer van 1 tot 5, of je laat het leeg als het niet van toepassing is. Bij elk onderdeel hoort een eigen notitieveld. Een foto hangt altijd aan het rapport en kan daarnaast aan een ruimte, aan een bevinding en aan een sectie hangen. Per foto staat vast waar hij vandaan komt: camera, galerij of upload.
Elke bevinding is een apart record met een categorie, een ernstniveau van laag tot urgent, een omschrijving, een locatie en wie het herstel draagt: huurder, verhuurder, normale slijtage of nog te bepalen. Kostenramingen staan als losse regels met een bedrag exclusief btw, een omschrijving en een locatie. Zo’n regel kun je aan een bevinding koppelen, maar dat hoeft niet.
Verhuurder en huurder tekenen ieder op het scherm. Beide handtekeningen worden als afbeelding bij het rapport bewaard, met een naam en een datum erbij. Weigert de huurder te tekenen, dan wordt dat op twee plekken vastgelegd: bij de partijen en bij de ondertekening. Naast concept, ondertekend en gearchiveerd heeft een rapport een eigen status voor betwist.
✓Het objecttype van een rapport kies je uit zes vaste waarden, allemaal zakelijk: winkel, kantoor, unit, opslag, productie of horeca.
✓Je legt vier soorten inspecties vast: voorinspectie, intrekinspectie, tussentijdse inspectie en eindinspectie — die laatste is de standaardkeuze.
✓Per ruimte scoor je acht vaste onderdelen van 1 tot 5, of je laat een onderdeel leeg als het niet van toepassing is.
✓Elke bevinding krijgt een categorie, een ernstniveau en een verantwoordelijke: huurder, verhuurder, normale slijtage of nog te bepalen.
✓Meterstanden, EAN-codes en sleutels staan op het rapport, inclusief het verschil tussen uitgegeven en teruggekregen sleutels.
✓Verhuurder en huurder tekenen op het scherm; weigert de huurder te tekenen, dan wordt dat als feit vastgelegd.
✓Bevindingen kun je inspreken in plaats van intypen; de spraakherkenning en de AI vullen onderdeel, staat en omschrijving alvast in.
Een inspectie is één rapport met vaste secties: het object, de partijen, de meterstanden, de sleutels, de ruimtes, de installaties, de bijzondere bevindingen en de ondertekening. Hieronder staat wat er in elke sectie terechtkomt.
Je legt eerst vast welk soort inspectie het is: voorinspectie, intrekinspectie, tussentijdse inspectie of eindinspectie. Daarbij hoort de vraag of de huurder vertrekt of juist komt — dat is een eigen veld, geen afgeleide. Het contractnummer staat als tekst op het rapport, met de begindatum en de einddatum van de huur ernaast. Dat zijn eigen velden op het rapport en geen verwijzing naar het contract: wat er op het rapport staat, verandert dus niet meer mee als het contract later wijzigt.
De objectsectie bevat straat, postcode en plaats, plus gebouwnaam, unitnummer, verdiepingsniveau en de code van de gedeelde entree. Oppervlakte staat er twee keer: bruto vloeroppervlak en verhuurbaar vloeroppervlak, allebei op één decimaal nauwkeurig. Bij de partijen staan verhuurder en huurder als bedrijf met een contactpersoon ernaast, met de naam van de inspecteur erbij, en of de huurder zelf aanwezig was, zich liet vertegenwoordigen of afwezig was.
Elektra, gas en water krijgen elk een stand, en elk een eigen vinkje voor niet van toepassing. De EAN-codes van elektra en gas horen erbij, opnieuw met een eigen vinkje. Bij de standen wordt het moment van opnemen bewaard. Sleutels tel je per regel: hoeveel er zijn uitgegeven, hoeveel er terug zijn en wat het verschil is. Per regel leg je de staat vast — goed, beschadigd of niet ingeleverd — en of het om gedeelde toegang gaat.
Elke ruimte krijgt acht vaste beoordelingsonderdelen: vloer, wanden, plafond, deuren, ramen, verlichting, stopcontacten en schoonmaak. Je geeft een cijfer van 1 tot 5, of je laat het leeg als het niet van toepassing is, en bij elk onderdeel hoort een eigen notitieveld. Daarnaast is er een veld voor extra scores die bij het objecttype horen, en een algemeen notitieveld per ruimte. Ruimtenaam en ruimtetype zijn vrije tekstvelden, en een ruimte kun je markeren als gemeenschappelijke ruimte. Je hoeft niet te typen als je dat niet wilt: spreek je bevinding in en de opname gaat naar de spraakherkenning, waarna de AI er onderdeel, staat en omschrijving uit haalt. Die drie komen ingevuld terug op het scherm, zodat je ze nog kunt bijstellen voordat ze in het rapport staan.
Een bevinding is een los record dat aan een ruimte kan hangen. Je kiest een categorie — schade, ontbrekend, ongeoorloofde verbouwing, vervuiling, technisch of overig — een ernstniveau van laag tot urgent, en wie het herstel draagt: huurder, verhuurder, normale slijtage, of nog te bepalen. Kostenramingen zijn losse regels met een bedrag exclusief btw, een omschrijving en een locatie. Een regel kun je aan een bevinding koppelen, maar dat hoeft niet.
Het rapport krijgt één eindoordeel uit vier waarden: in orde, gebreken, ernstige gebreken of onder voorwaarden. Dat veld mag leeg blijven. Ondertekenen gebeurt met twee handtekeningen die als afbeelding worden opgeslagen, elk met een naam en een datum erbij. Weigert de huurder te tekenen, dan wordt dat apart vastgelegd. Een rapport staat daarna op concept, ondertekend, betwist of gearchiveerd.
De inspectiemodule bestaat uit dertien tabellen die samen één rapport vormen. Wat het rapport apart vastlegt, wijst naar bedrijfsruimte: het objecttype, twee oppervlaktebegrippen naast elkaar, verhuurder en huurder als bedrijf, een installatiesectie en een sectie voor de gemeenschappelijke ruimtes.
Het objecttype van een rapport is een vaste keuzelijst met zes waarden: winkel, kantoor, unit, opslag, productie en horeca. Winkel is de standaard. Woning, appartement, kamer en studio staan er niet tussen. Wie de module op woonruimte gebruikt, kiest dus de waarde die het dichtst in de buurt komt; de rest van het rapport is niet aan dat objecttype gebonden.
Het rapport kent twee gescheiden oppervlaktebegrippen: bruto vloeroppervlak en verhuurbaar vloeroppervlak, elk als eigen veld op één decimaal nauwkeurig. Bij bedrijfsruimte zijn dat twee verschillende getallen. Op dezelfde sectie staan het verdiepingsniveau — een vrij tekstveld, geen keuzelijst — en de code van de gedeelde entree.
In de partijensectie staan verhuurder en huurder allebei als bedrijfsnaam met een contactpersoon ernaast, niet als één naam op een regel. De naam van de inspecteur staat erbij. Voor de huurder is er een keuze uit drie: zelf aanwezig, vertegenwoordigd, of afwezig. Ook of de huurder heeft geweigerd te tekenen, staat in deze sectie.
De installatiesectie legt vast of de alarmcode is gewijzigd — ja, nog te doen, of niet van toepassing — en door wie. De installaties zelf staan als vinkstaat per systeem in het rapport, met een notitieveld per systeemgroep: elektra, water, klimaat, brandveiligheid en overig. Bij de sleutels wordt daarnaast per regel gemarkeerd of het om gedeelde toegang gaat.
Naast de ruimtes is er een sectie bijzondere bevindingen met vijf onderwerpen, elk met een vinklijst en een notitieveld: ongeoorloofde verbouwingen, schilderwerk, achtergelaten zaken, de buitenzijde en de gemeenschappelijke ruimtes. Die laatste is bedoeld voor een unit in een groter gebouw. Ongeoorloofde verbouwing is bovendien een eigen categorie bij de bevindingen, naast schade, ontbrekend, vervuiling en technisch.
Een oplevering wordt pas ingewikkeld als partijen het oneens zijn. In dit rapport is daarom bijna alles een apart veld in plaats van lopende tekst: wie het herstel draagt staat per bevinding, de ernst staat per bevinding, en het bedrag staat per regel exclusief btw. Het eindoordeel is een keuze uit vier waarden, geen zin. Weigert de huurder te tekenen, dan is dat een vastgelegd feit en geen ontbrekende handtekening. En een rapport heeft een eigen status voor betwist, naast concept, ondertekend en gearchiveerd.
Ja, met één kanttekening. Het objecttype is een vaste lijst van zes zakelijke waarden — winkel, kantoor, unit, opslag, productie en horeca — dus daar kies je uit. De beoordeling zelf is neutraal: vloer, wanden, plafond, deuren, ramen, verlichting, stopcontacten en schoonmaak passen op een slaapkamer net zo goed als op een magazijn. Ruimtenaam en ruimtetype zijn vrije tekstvelden.
Vier: een voorinspectie, een intrekinspectie, een tussentijdse inspectie en een eindinspectie. De eindinspectie is de standaardkeuze. Daarnaast legt elk rapport apart vast of de huurder vertrekt of komt. Een controle halverwege de looptijd, zonder dat er iemand in- of uittrekt, is dus een eigen rapporttype en geen omgebouwde oplevering.
Dat wordt vastgelegd als feit, op twee plekken: bij de partijen en bij de ondertekening. De handtekening van de verhuurder staat in een eigen veld en blijft dus gewoon in het rapport staan. Het verschil met een leeg handtekeningveld is dat je later kunt aanwijzen dat er geweigerd is, in plaats van te moeten uitleggen waarom er niets staat.
Ja. Een foto hangt altijd aan het rapport en kan daarnaast aan een ruimte, aan een bevinding en aan een sectie hangen. Bij elke foto wordt bewaard waar hij vandaan komt — camera, galerij of upload — en op welk moment hij is vastgelegd. Elke foto heeft ook een vinkje of hij in het pdf-rapport meegaat; dat staat standaard aan.
Via de inspectie-opdracht wel. Daaraan hangen het huurcontract, het gebouw, de unit en de huurder, en na afronding wijst de opdracht naar het rapport. Van een opdracht wordt bijgehouden wanneer hij is verzonden, wanneer hij is geopend, wanneer hij is voltooid en wanneer hij verloopt; de status die je ziet is open, geopend, verlopen, voltooid of ingetrokken. Het rapport zelf bewaart alleen het contractnummer als tekst, met de begin- en einddatum van de huur ernaast.
Ja. Een sjabloon legt de standaardruimtes en -onderdelen vast als gestructureerde data. Er zijn platformsjablonen die voor elke organisatie beschikbaar zijn, en sjablonen die aan één organisatie hangen; in de keuzelijst staan ze bij elkaar, op een vaste volgorde. Een sjabloon dat je niet gebruikt zet je op inactief: hij verdwijnt uit de lijst en blijft bestaan.
Een oplevering staat zelden op zichzelf — deze onderwerpen sluiten er direct op aan.
Opleverrapport woning: wat moet erin staan? → Bedrijfsonroerend goed: kantoor, winkel en bedrijfsruimte → Digitaal ondertekenen → Het ROZ-model huurcontract → Huuradministratie: contracten, huurders en dossier →Opname en oplevering zitten in RealGrip zelf: dezelfde omgeving als de contracten, de huurders en de administratie.