Servicekosten afrekenen: zo doe je het goed

Servicekosten zijn een vast onderdeel van veel huurcontracten — en een vaste bron van discussie. De regels zijn strenger dan veel verhuurders denken: je mag niet alles doorbelasten, je moet jaarlijks afrekenen en de huurder heeft recht op inzage. Zo houd je het zuiver.

Wat zijn servicekosten (en wat niet)?

Servicekosten zijn kosten voor leveringen en diensten die bóven de kale huur komen: gas, water en elektra van gemeenschappelijke ruimten, schoonmaak, glasbewassing, huismeester, groenonderhoud of gezamenlijke voorzieningen. Kosten die bij de woning zelf horen — groot onderhoud, verzekeringen van het pand, VvE-bijdragen van de eigenaar — horen in de kale huur en mogen niet als servicekosten worden doorbelast.

Voorschot en jaarlijkse afrekening

Wat de huurder maandelijks betaalt is een voorschot. Binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar moet je een afrekening sturen: de werkelijke kosten per kostensoort, afgezet tegen de betaalde voorschotten. Te veel betaald? Dan betaal je terug. Te weinig? Dan mag je bijfactureren — mits de kostensoorten in het contract zijn afgesproken.

De verdeling over huurders

Bij meerdere huurders in één gebouw verdeel je de kosten volgens een redelijke en vooraf vastgelegde verdeelsleutel: per vierkante meter, per woning of naar werkelijk verbruik (bij tussenmeters). Leg de sleutel vast in het contract en pas hem consequent toe — een wisselende verdeling is het eerste waar een huurder (of de Huurcommissie) over valt.

Veelgemaakte fouten

• Niet of te laat afrekenen — de huurder kan dan via de Huurcommissie een vaststelling afdwingen;
• Kostensoorten doorbelasten die niet in het contract staan;
• Geen onderbouwing kunnen tonen (facturen, meterstanden) bij een inzageverzoek;
• Voorschotten jarenlang niet bijstellen, waardoor afrekeningen onnodig groot worden.

Automatisch afrekenen

In RealGrip FinPro boek je de werkelijke kosten door het jaar heen gewoon in — de servicekosten-afrekenmotor verdeelt ze per gebouw over de contracten volgens jouw verdeelsleutel en maakt de jaarafrekening inclusief facturen of terugbetalingen. De onderbouwing zit er automatisch bij.